• Rie

たったこれだけ!チームを動かすメールの書き方


こんにちは! 野田理恵です。



ビジネスでチーム宛てにメールすることってごく当たり前ですよね。


でも一度に複数の人に情報を発信していてもそのうちの何人がちゃんと読んで行動してくれるでしょうか。



これがなかなか難易度が高い。

Hi all!


Hello everyone!



(みなさん、聞いてくださーい!)



呼びかけることはできますよ。



でも大きなチームなれば皆それぞれ異なる優先順位がありますよね。

加えて文化的なアプローチの違いがあったりしたら尚更ひと筋縄ではいきません。




さほど重要でない情報をサラッと流すには「Hi, all」で十分ですが特定の誰かに宛てたアクションアイテム(action item)が入っている場合


その人の名前を出さないとスルーされて終わりというパターンは多いです。(;^_^A


ちょっと考えてみてください。


(あなたのメールはかならず熟読されて各人がアクションアイテムを見つけて実行してくれるだろう) と心のどこかで常識だと感じていませんでしたか?

「聞き手」により責任があるアジア言語を母国語に持つ人なら自然に持つ期待だと思いますが英語は「話し手」に責任がある言語。 読んでもらえる工夫をするのは発信者側の仕事なのです。


チーム宛てのメールで指示を出すとき気を付けたいのは(スルーしてもオッケー)という印象にしないこと。あなたのメールの重要性をわかってもらいましょう。


冒頭でチームメンバーの名前を出すことも効果的です。

例え「Hi all」ではじめたとしてもその下にメールの概要(ステータス報告ですとか)と「XXさんへお願いしたいことがあります」と最初に明記してしまいます。





Hi all,


Here's a status report of xxx. There are couple items I'd like to confirm with Amy and Jack. (ハローみなさん。xxxのステータス報告になります。エイミーとジャックに幾つか確認したいことがあります。)

とかね。こうすると冒頭で名指しされた本人に読んでもらえるオッズが格段に上がります。




以前、チーム全体で管理してるファイルの不具合についてメールがまわってきたことがあったんですがシンプルにチーム宛てで(誰かなんとかしてー)的な印象を受けました。

そういうメールだと大抵、誰か(暇な人が)やってくれるよねと誰も何もやってくれない場合がほとんどです。

カスタマーサービスとかひとつの業務に特化したチームに宛てていれば話は別ですがメンバーの役割がそれぞれ違うチームで大人数だったりしたらまずFYI(for your information)止まり。


このメールが回ってきたときは、たまたま他のチームメイトと会議中だったので相談して手がかりを持つと思われるチームメンバーへフォローを入れました。

最近読んだ仕事の効率化についての本に衝撃の統計結果があって

... half the effort and hours invested produce no positive results for the business.

かけた労力と時間の半分はビジネスにポジティブな結果をもたらしていない。


そんな!ですよね。これを fake work(フェイクワーク)と呼ぶそうです。


メール一通だって時間を割いて書いてるわけです。その労力と時間が活きる一通にしましょう!

1 view0 comments