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メールの返事が来ないとき必ず確認すること

こんにちは! 野田理恵です。



仕事のメールでなかなか返事が来ないって不安だし厄介ですよね。


自分とは異なる文化で育った人と英語(外国語)でやりとりしていればそれは更に頻繁に起こります。



やけになって前に送ったメールと同じ文面を何度も相手に送ったりしたこと一度はないでしょうか。(;^_^A

それってぶっちゃけスパムメールですよね。

返事はそのうちくるかもしれませんが継続してやりとりするであろう相手に(たとえ相手に非があったとしても)マイナスの印象を与えるのはお互いにとって良いことではありません。

相手に再三の連絡をする前に以下の事柄をチェックしたことはありますか?

  1. 自分の送ったメールを読み直して要点が分かりやすいか確認。

  2. 相手が返事をしない理由があるか考える。 (部署内の)関係は良好?

  3. 相手が返事ができない理由があるか考える。 休暇中?  先方のビジネスに何か問題が?

探偵のように入念に探る必要はないですがこれがわかっていると取れるアプローチの幅が広がります!





英語をはじめとする西洋言語は話し手(発信者)に責任があります。返事をしない相手の非を考える前にまず「自分はわかりやすいメールを相手へ送ったか」に目を向けるのが大切です。^^



実際に使えるフレーズをいくつかご紹介すると:

[質問が分かりにくかったかも?]


Sorry if I wasn't being clear -.

(明確にお伝え出来てなかったらごめんなさい、)


自分から謝って、説明し直す。

その際に、背景と重要度も端的に付け加える。

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[見当違いな人に聞いちゃった?]


Could you point me to the right person (to talk to)?

(誰に問い合わせたら良いか、教えていただけませんか?)


先方が自分の欲しい情報を持っている人か微妙な場合は要確認。

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[実は既に回答済で読み落としてた?誰か他の人も知ってること?]


機密情報でなければ、他の同僚に訊いてみるのもアリですよね。実は自分の知らないところで話はついてる可能性があるなら

Sorry if this has already been discussed but -

(既に話し合いされていたことだったら済みませんが、)

やはり要確認。


Sorryから始めることも効果的なポイントのひとつです。


こっちは悪くないと思っていても相手に同情する気持ちで謝っておいて損は無いです。

英語になると警戒してか極端に謝らなくなる方もいますが


ビジネス上のこういうやりとりでは日本語の「すみません」と同じ感覚でSorryを使って問題ないですよ!

自分が会話の流れをコントロールする立場にあるということを念頭においてアプローチしてみましょう!

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