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瞬時に伝わるメールは件名で決まった

こんにちは! 野田理恵です。



今回はメールの件名(subject line)を活用する時短テクの話です。


英語のビジネスメールではちょっとした連絡や急を要するときは件名にすべてを凝縮する傾向があります。



日本のビジネスメールはあいさつやらよろしくお願いしますやらで本文を削ることってあまりないような気がするんですがどうでしょうか。


「一瞥しただけで相手がほぼすべてを理解する」件名にするにはいくつか定番パターンがあります。

例えば本当に重要な案件だったりしたら



[URGENT] (緊急) 納期が〇日に変更になりました

というような件名になりますし


逆に本文まで読まなくてもいいような用件であれば件名ですべて伝えてしまったほうが親切です。

たとえば自宅から働いてる旨を知らせるメールなどはシンプルに件名を

Rie working from home

(Rieは自宅勤務をしています)

これだけで趣旨は伝わるので本文はさらっと

Hi XXX,

Wanted to let you know

I'll be working from home for a while.

件名さえ読んでもらえればそれで良いので内容はほぼ同じですが「for a while」でしばらく自宅勤務する旨をお伝えしています。





本文すらいらない!という場合は件名の語尾に


EOM (End Of Message)

と着けると(本文を見なくていいんだな)と相手に伝わります。


前述の件名を例にすると

Rie working from home [EOM]

として本文はナシ。

本当にのっぴきならない緊急事態でない限りは上司に対して使うことはおススメしないフォーマットですけどね(笑。



それこそこれを早く連絡しなくちゃ! 一秒でも惜しい! という状況だったらまず件名で緊急性をわかってもらった上で電話なりウェブ会議で詳しく話を詰めるのが近道です。

状況に応じて使い分けて反応を見ていくと良いですよ!

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